Slik unngår du å bli svindlet

Frykter du å bli svindlet av ansatte eller samarbeids­partnere? Her kommer det ti gode råd, laget av Utenriksdepartementets korrupsjonsjegere.

Sist oppdatert: 19.04.2015 18.02.48

Det er Sentral kontrollenhet i UD som står for oppfølgingen når noen varsler om svindel og snusk med norsk bistand. Listen de har laget – på bestilling fra Bistandsaktuelt – baserer seg på UD-enhetens erfaringer fra 650 saker siden oppstarten i 2007.

Målgruppen er norske bistandsarbeidere. Har du tidligere startet opp samarbeid uten å følge slike råd, bør alarmklokkene ringe.

Risiko-bransje

– Norsk bistand blir i hovedsak gitt til noen av verdens fattigste land. Dette er land med høyst ulike kulturer og mennesker av alle støpninger, men i all hovedsak
må man gå ut fra at risikoen for å bli lurt er større enn her hjemme, sier Arne
Bjørnstad.

Han viser til at de fleste utviklingsland har få muligheter til jobb, karriere og rikdom. Tilsvarende er det vanskelig å skaffe lån og kapital.

– I en slik situasjon kan utenlandske bistandsaktører og deres penger representere store fristelser, fastslår Bjørnstad.

Partnere

Mange av advarslene hans relaterer seg til samarbeide med «partnere» i mottakerland. Erfaring viser at det er hos partnerne de fleste sakene oppstår. Partnerne kan være ulike typer lokale organisasjoner eller statlige institusjoner, noen ganger også internasjonale organisasjoner.

Dårlige forundersøkelser, svak analyse av risikofaktorer og manglende krav knyttet til innsyn og regnskapsrapportering er blant de vanlige feilene norske bistandsorganisasjoner gjør.

 Illustr-2

1. Manglende kunnskap om partnere og prosjekter

Mange misligheter skyldes mangelfulle undersøkelser om partnere og prosjekter. Dette er viktig kontrollspørsmål du bør stille deg og sjekke ut, mener Utenriksdepartementets korrupsjonsjegere:

Hvem/hva er egentlig partneren? Hvem står bak? Er organisasjonen eller dens ledere tidligere blitt gransket? Er organisasjonen eller dens ledere knyttet til andre organisasjoner? Har organisasjonen tilstrekkelig og riktig kompetanse? Har revisor godkjent tidligere regnskaper?

Identifisér de viktigste risikofaktorene og grav i disse. Gjør altså en grundig bakgrunnssjekk av partnere og partnerens partnere.

 

2. Uklarhet om hva pengene skal brukes til

Er det klart hva bistandsorganisasjonen skal og kan bruke norske penger til? Hva er det egentlig som skal «leveres»?

Ha gode avtaler med krav om klart definerte og kontrollerbare leveranser.

 

3. D årlige regnskaps- og kontrollrutiner

Evner partneren å forvalte pengene riktig? Kan partneren føre regnskap?

Dårlig økonomistyring og svak internkontroll i organisasjonen og hos dens partere øker faren for misligheter og at midler blir brukt til noe annet enn forutsatt.

I mange saker fører mangelfulle regnskaper og bilag til at det er umulig å si om pengene er underslått eller om de er brukt riktig.

Illustr-3

 

4. Dobbelt-finansiering

Dobbelt-finansiering av bistandstiltak er et velprøvd triks som er vanskelig å oppdage uten nært samarbeid med andre givere. Det kan være tale om hele eller neste hele tiltaket, men det kan også gjelde enkeltutgifter som for eksempel at en reise eller en bil føres i regnskapet til to prosjekter og dermed overfor to givere.

Undersøk om partneren får eller har søkt om støtte fra andre givere eller har andre inntektskilder.

Still krav til oppbevaring av dokumentasjon. Krev at dere får tilgang til dokumentasjonen i minst 5 år etter prosjektet er over. Krev også innsynsrett i partnerens totale økonomi.

 

5. S ammen-blanding av private midler og prosjektmidler

Ledere som ikke vil forstå forskjellen på eget forbruk, organisasjonens driftsutgifter og prosjektutgifter finnes det en rekke eksempler av. ­Karismatiske ledere som brenner for en sak synes å være spesielt utsatt for dette.

Konti som står i navnet til en person er en risikofaktor, likeledes andre konti som også brukes til å dekke mer «private» utgifter. Et annen velkjent fenomen er at bilen og annet utstyr til prosjektet brukes privat av ledelsen og ansatte.  

 

6. P artnere som ikke kan anmeldes 

Er det mulig å anmelde partneren til politiet? Har landet eller området et politi eller rettsvesen som det er grunn til å stole på? Hvis ikke, er det vanskelig å følge opp misligheter.

Mange prosjekter er knyttet til sårbare grupper. Disse kan det være spesielt vanskelig å anmelde ved underslag, og krever ekstra aktsomhet med hensyn til bakgrunnsundersøkelser og kontrollmekanismer.

 

7. « Familiebedrifter»

Er det mange familiemedlemmer eller personlige venner involvert i organisasjonen? Er leverandørene også i familie?

Det er eksempler på prosjekter hvor pengene synes å gå i sirkel i en familie eller krets. Still derfor strenge krav til dokumentasjon av anskaffelsesprosesser og ha klare regler om inhabilitet i avtalen.

 Illustr-1

8. M anglende informasjon om nulltoleranse 

Gi partnere tydelig beskjed om at norsk støtte forutsetter nulltoleranse for korrupsjon.

Innarbeid klausuler om antikorrupsjon i avtaler og kontrakter. Vær klar på at dere vil slå ned på selv det minste kontraktsbrudd, inklusive forsinkede regnskaper.

Små beløp som det ikke redegjøres for tyder på større problemer. Stadige forsinkelser likeså.

«Forenklede» rutiner for anskaffelser kan skjule korrupsjon eller inhabilitet. Stadig tilbakevendende partnere/leverandører kan tyde på det samme.

 

9. Få på plass rutiner som sikrer at mistanker og varslinger følges opp

Det er ikke nok å være klar på at man har en nulltoleranse eller at man har en varslingskanal. Organisasjonene må også ha rutiner som gjør at mistanker og varslinger følges opp. Slike rutiner vil også virke forebyggende.

Hvis oppfølgingen skal gjøres av de samme som har det operasjonelle ansvaret for prosjektet eller partneren, blir ofte ikke oppfølgingen god nok. Enda større er risikoen hvis det ikke er fastsatt rutiner som skal følges.

Det er flere eksempler på misligheter som er oppstått eller har blitt mer alvorlige på grunn av dårlig håndtering av mindre problemer i prosjekter eller hos partneren.Det kan for eksempel være inhabilitet som den prosjektansvarlige ikke ser alvoret i. Det kan også være forsøk på å hjelpe partnere som synes å ha problemer. En vanlig unnskyldning er «Men det var ingen mistanke om underslag, bare regnskapsrot».

 

10. Noen vet noe, men de vet ikke hvem de skal varsle

Det finnes eksempler på saker hvor varslere står frem én etter én når de først vet hvem de skal snakke med. Det skjer gjerne etter at en sak er åpnet. Gi alle parter informasjon om varslingskanaler som er åpne for ansatte, partnere og andre.  

 

– Åpenhet øker risikoen for svindlerne

Joern-Lemvik

 –  Dette er nyttige råd, sier generalsekretær Jørn Lemvik i misjonsorganisasjonenes paraplyorganisasjon Digni

Den erfarne bistandsarbeideren mener at korrupsjon i mange år var «elefanten i rommet» som ingen snakket om. Men i dag er det blitt mer åpenhet om temaet, noe som også bidrar til en høyere bevissthet blant bistandsorganisasjoner.

– Å snakke om det har vært nøkkelen til å finne gode løsninger for oss. Ved å være ærlige om utfordringene opplever vi også at det er lettere å definere hva som ikke er greit, sier Lemvik.

Han forteller at misjonsorganisasjonene har prøvd å minske muligheten for korrupsjon gjennom bedre rutiner og kontrollsystemer, arbeid med holdninger og tydeliggjøring og håndheving av konsekvenser. Økt oppmerksomhet om temaet har samtidig gjort at det har dukket opp ulike saker.

– Sammen med våre medlemmer og partnere har vi gjort det klart at korrupsjon er uakseptabelt. Avhengig av lokal kultur, har vi funnet ulike måter å løse disse sakene på. Det kan være anmeldelse, oppsigelse, tilbakebetaling, osv., sier Lemvik.

Med sin nulltoleranse overfor korrupsjon har Digni måttet håndtere flere svindelsaker som er innrapportert via varslingskanalene i Utenriksdepartementet og Norad i 2014. UDs kvartalsrapporter viser tilfeller av mislighold knyttet til misjonsorganisasjonenes prosjekter både i Peru, Vietnam, India, Mongolia, Madagaskar og Etiopia.

De seks sakene spenner fra bedrageri og underslag til utilfredsstillende dokumentasjon og regnskaper. Mens den største saken (Peru) var på rundt 65 000 kroner, er den minste (Mongolia) på bare 720 kroner i form av juks på en reiseregning. I samtlige tilfeller har misjonsorganisasjonene måttet tilbakebetale beløpene til den norske statskassen.

 

 – Kapasitetsbygging av partnere

Kristine-Storesletten-Sødal

– Dette er gode og viktige råd som vi alt har ivaretatt i våre systemer, sier Kristine Sødal, fungerende leder i Strømmestiftelsen.

Hun forteller at for Strømmestiftelsen er kapasitetsbygging av partnere en viktig del av arbeidet.

– Når vi starter samarbeid med partnere som har stort potensial, men som i utgangspunktet er svake på flere felt, så blir det viktig å sikre at de raskt får en forståelse av hva vi mener med korrupsjon og hvordan vi skal forebygge og avdekke, sier Sødal.
Strømmestiftelsen har samtidig erfaring for at nulltoleranse – slik det praktiseres av Norad – kan være en utfordring. – Kravet om tilbakebetaling og ønsket om en åpenhetskultur kan være en utfordrende kombinasjon, sier Sødal.

Strømmestiftelsen måtte ved ett tilfelle i 2014 tilbakebetale om lag 17 000 kroner etter at det ble avslørt bedrageri og underslag hos en lokal partner i Sri Lanka.

 

Diskuter korrupsjon

Er rådene nødvendige? Bør vik ikke ha tillit til bistandspartnere? Har Sentral kontrollenhet gitt de riktige rådene? Hvor nyttige er de? Mangler det noe? Hva er dine egne erfaringer?

Skriv inn, tips eller kommentar - i kommentarfeltet under artikkelen, på Facebook eller send mail til gz@norad.no

Publisert: 25.03.2015 07.00.00 Sist oppdatert: 19.04.2015 18.02.48